Elektronische Kreditakte – inzwischen unentbehrlich

Über die letzten Jahre hat die Anzahl der Sparkassen, die weiterhin auf eine papierhafte Aktenführung setzen, deutlich abgenommen. Der zunehmende Digitalisierungstrend sowie die Corona-Krise haben diese Entwicklung enorm gepusht. Des Weiteren hat die Finanz Informatik in den letzten Jahren eine Vielzahl von Workflows für die Kreditbearbeitung eingeführt, die eine digitale Aktenführung oder zumindest die Existenz einer digitalen Ablagestruktur für Kreditdokumente voraussetzt.

Anderweitig lassen sich zahlreiche technische Optionen wie beispielsweise eine digitale Beschlussablage, eine digitale Hereinnahme von Dokumenten über ein Upload-Portal (DokUpload 2.0) oder die Anforderung und Verarbeitung von Dokumenten im Zuge der laufenden Offenlegung (DFKO) nicht nutzen.

Die eKreditakte ist also weniger ein Ausdruck von digitalem Fortschritt, sondern vielmehr ein unabdingbarer Gestaltungsfaktor in der Kreditprozessgestaltung.  

Darüber hinaus werden mit einer Umstellung folgende Vorteile gehoben:

• Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf sämtliche Kreditdokumente von jedem Arbeitsplatz (natürlich auch im mobilen Arbeiten) und durch mehrere Mitarbeitende – Voraussetzung für den Dokumentenzugriff ist lediglich ein FI-Zugang.
• Erhöhte Sicherheit bezüglich der Zerstörung durch Wasser- oder Brandschäden.
• Flächenoptimierung.
• Reduzierung von (lästigen) Suchzeiten.
• Mittelfristige Vorbereitung auf die Bündelung von Back-Office-Einheiten in überregionalen Bearbeitungszentren – und sei es nur zur Auslagerung von Teilprozessen wie beispielsweise der Wertermittlung.

Unabhängig davon sehen wir mit der Einführung einer digitalen Kreditakte weitere, erhebliche Prozessvorteile, die sich nachweislich in einem Effizienzgewinn von mindestens 8 bis 10 Prozent in der Marktfolge niederschlagen (z. B. Aktenführung, Aktentransport usw.). Neben der Marktfolge profitiert auch der Markt in erheblichem Maße von einer digitalen Zugriffsmöglichkeit.

Aufgrund des Umfangs an Dokumenten, die im Best Case in einem relativ kurzen Zeitraum zu transformieren sind, empfehlen wir eine projekthafte Bearbeitung.

Projektvorgehen

Für die Umsetzung der elektronischen Kreditakte müssen Sie einen Zeitraum von 9 bis 18 Monaten (institutsgrößenabhängig) unter der Voraussetzung der Beauftragung eines externen Scan-Dienstleisters einkalkulieren – gerechnet vom Projektstart bis zur Digitalisierung der letzten eKreditakte. Von einer Inhouse-Eigenverarbeitung raten wir dringend ab, da dies in der Regel eine jahrelange Projektlaufzeit und damit doppelte Aktenführungsprozesse nach sich zieht.

Sie haben bei der Dienstleisterauswahl die Option aus 4 bis 5 Anbietern, die seitens der Finanz Informatik lizensiert sind. Nach der Entscheidung für einen Dienstleister haben Sie aktuell nurmehr eine geringe Wartezeit von meist nur wenigen Wochen, da die Nachfrage nach Digitalisierungsprojekten deutlich abgenommen hat. Während der Umsetzungsphase holen die Dienstleister im wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Rhythmus die bestehenden Kreditakten in Ihrer Sparkasse ab. Die Verarbeitungsdauer hängt vom Volumen und den Produktionsressourcen des Dienstleisters ab. Die Laufzeiten bewegen sich hierbei zwischen 6 und 12 Monaten.

Noch vor 3 bis 4 Jahren lieferten die Sparkassen auch ihr tägliches Dokumentenaufkommen an die Dienstleister ab. Von dieser Praxis ist man mittlerweile vollständig abgekommen und das sogenannte Early-Scanning ist zwischenzeitlich bei den Sparkassen State-of-the-Art. Sollten Sie noch nicht zu diesem Kreis gehören, empfehlen wir einen zeitnahen Prozessumstieg, da hierin ein erhebliches Kostensenkungspotenzial schlummert.

Unsere Erfahrung

Die Sparkassen Consulting durfte in den vergangenen 15 Jahren in etwa 40 Sparkassen in Einführungsprojekten zur elektronischen Kreditakte unterstützen. Hierbei haben wir sehr umfangreiche Erfahrungen gesammelt: sowohl auf technischer als auch prozessualer Ebene. Darüber hinaus kennen wir den Markt (Dienstleister) sehr gut, agieren jedoch unabhängig. Die Auswahl des Dienstleisters überlassen wir neutral der jeweiligen Sparkasse.

Auch im Falle einer Dienstleisterbeauftragung bleiben eine Vielzahl an konzeptionellen Aufgabenstellungen, die Sie als Sparkasse im Vorfeld eigenständig lösen müssen. Hierbei ist vor allem eine Struktur-Erarbeitung für das elektronische Archiv (Dokumentenstruktur), die Anpassung der hausinternen Prozesse auf die elektronische Aktenführung, eine sinnvolle Aufbewahrungsstruktur der aufbewahrungspflichtigen Dokumente (z.B. Grundschuldurkunden, Kreditverträge) als auch ein Schulungskonzept zur Kommunikation innerhalb des Hauses zu nennen. Die Komplexität der Themen und das Zusammenwirken werden dabei oftmals verkannt.