Prozessverantwortung: Ein plötzlicher Rollenwechsel

Die Sparkassenwelt von heute ist geprägt von ständigem Wandel und raschen Veränderungen. In diesem dynamischen Umfeld werden Führungskräfte und Mitarbeitende oft vor neue Herausforderungen gestellt, die eine schnelle Anpassung erfordern. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die plötzlich in die Rolle des Prozessverantwortlichen schlüpfen.

Mit der Einführung von PPS_neo hat sich die Art und Weise, wie Sparkassen ihre Prozesse gestalten und verwalten, grundlegend verändert. Diese innovative Anwendung hat die Effizienz gesteigert und die Transparenz in den Abläufen erhöht. Gleichzeitig hat sie jedoch auch dazu geführt, dass immer mehr Mitarbeitende unerwartet in die Prozessverantwortung rücken.

In dieser neuen Welt des Prozessmanagements werden die Prozessverantwortlichen mit einer Fülle von Aufgaben und Verantwortlichkeiten konfrontiert, die sukzessive wachsen und sich auch in andere Bereiche ausdehnen: zum Beispiel die Beurteilung der Informationen des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten (also die Frage, welche Informationen werden in meinem Prozess verarbeitet) oder die Business Impact Analyse, die Aufschluss darüber geben soll, welche Prozesse notfallrelevant sind und eigene Notfallpläne benötigen. Zugegebenermaßen fallen diese Aufgaben für jeden Prozess unterschiedlich intensiv aus und dennoch ergibt sich die Erkenntnis: Je besser ich meine Prozesse kenne, desto einfacher fallen mir diese Aufgaben.

Umso wichtiger ist ein genaues „Studium“ der neu verantworteten Prozesse. Das beginnt bei der Beschaffung der Standard-Prozessdokumentationen aus PPS und endet mit der Auseinandersetzung zu operationellen Risiken im jeweiligen Prozess.

PPS-Prozesse

Die zentral ausgelieferten PPS-Prozessdokumentationen werden durch die Prozessverantwortlichen erstmalig fachlich beurteilt aber auch laufend in PPS_neo überarbeitet. Eine wichtige Grundlage, um diese Aufgaben wahrzunehmen, bildet also ein fundiertes Wissen rund um die Technik von PPS_neo. Aber auch das richtige Vorgehen ist hierbei entscheidend.

Eine der grundlegenden Fähigkeiten ist die Navigation auf der Prozesslandkarte. Hier finden Prozessverantwortliche eine visuelle Darstellung der verschiedenen Prozesse, die in einer Sparkasse durchgeführt werden. Ihre Aufgabe ist es nun, das geeignete Pendant zu den vorhandenen Dokumentationen zu finden.

Wurde die passende Prozessdokumentation gefunden, muss anschließend über ihren Einsatz in der Sparkasse entschieden werden. Somit stellen sich dem Prozessverantwortlichen wichtige Fragen:

  • Kann ich den Prozess unverändert im Standard übernehmen?
  • Wo bringe ich hausindividuelle Ergänzungen unter?
  • An welchem Punkt wird abgekoppelt?
  • Wie kann ich den Prozess nach erfolgter Abkopplung bearbeiten?
  • Was bedeutet eine Abkopplung für die Einlieferung zentraler Inhalte?

Die angewandte Methodik und eine einheitliche Vorgehensweise spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Sie sind von wesentlicher Bedeutung, nicht nur für die anfängliche Implementierung des Prozesses, sondern auch für die kontinuierliche Überarbeitung und die zeitnahe Übernahme zentraler Anpassungen.

PPS-IKS

Auch die mitgelieferten Risiken und Maßnahmen sind ein wesentlicher Bestandteil und benötigen zur Einschätzung fundierte Kenntnisse. Es müssen alle Risiken eines Prozesses nach ihrem monetären Schadenspotenzial und dem Eintritt bei Kontrollverzicht bewertet werden. Hierfür können Statistiken oder Erfahrungen genutzt werden, in jedem Fall jedoch die Auseinandersetzungen mit den Fragen:

  • Was ist in meinen Prozessen beschrieben?
  • Welche Handlungen darin können zu einem Risiko führen?

Der Vorteil des PPS-IKS liegt klar auf der Hand: Statt sich Kontrollhandlungen eigenständig zu überlegen und Gefahr zu laufen, dass diese die bestehenden Risiken nicht adäquat steuern und sichern, werden Risikobeschreibungen und Kontrollbeschreibungen zentral durch die Prozessspezialistinnen und -spezialisten der Finanz Informatik bereitgestellt. Je besser man sich mit den eigenen Prozessen auskennt, desto schneller können diese in PPS_neo bewertet werden.

Sie haben kürzlich die Rolle als Prozessverantwortliche oder Prozessverantwortlicher übernommen? Ihnen fehlt noch das Know-how im Umgang mit diesen neuen Aufgaben? Dann tauchen Sie mit uns in die Welt der Prozessverantwortung ein und erfahren Sie, wie Sie erfolgreich mit den neuen Anforderungen umgehen können. Wir helfen Ihnen, sich auf die neue Rolle vorzubereiten.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!