PARES Kompakt meets PPS 2.0 – ein Match?
Die einheitliche Dokumentation von Geschäftsprozessen nimmt in der Sparkassen-Finanzgruppe spätestens seit der Überführung von PPS 1.0 (ProzessPlus für Sparkassen) in die Variante PPS 2.0 einen immer höheren Stellenwert in der Finanz Informatik (FI) ein. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Transparenz in Bezug auf die Bindung von Kapazitäten, dem Sparkassen mithilfe von PARES Kompakt schon seit vielen Jahren Rechnung tragen können. Anders als bisher liegt der Fokus der strategischen Personalplanung nun auf der Verteilung der knapper werdenden Personalressourcen.
Durch die enge Verzahnung des Aufgabenkatalogs von PARES Kompakt mit der PPS-Prozesslandkarte (PLK) sind detaillierte Ressourcenanalysen auf Basis der PPS-Hauptprozesse möglich. Jede PARES-Aufgabe wurde einer PPS-Prozessnummer zugeordnet. Damit ist nicht nur eine Abweichungsanalyse der prozessbezogenen Personalbindung zur PARES-Referenz und den bekannten Benchmarks (Best in class, Top 3 und VGL 10) möglich, sondern darüber hinaus auch die Verknüpfung zu den Altersstrukturen je PPS-Prozess.
Als Ergebnis bietet PARES Kompakt die Möglichkeit, mit wenigen Klicks diese wichtigen und für die Personalstrategie entscheidenden Informationen zu filtern, aufzubereiten und als Basis für konkrete Maßnahmen zu nutzen: In welchen qualitativ hochwertigen Prozessen werden uns kurz- bis mittelfristig Mitarbeitende fehlen? In welchen Prozessen ballen sich besonders viele junge oder ältere Mitarbeiter? Wie ist die Kostensituation in den jeweiligen PPS-Hauptprozessen?
Die FinanzInformatik bildet in PPS_neo mittlerweile in den allermeisten Einzelprozessen einen hohen Qualitätsstand der Prozessdokumentation ab. In der Folge zeigt sich eine kontinuierlich ansteigende Quote an Übernahmen in Sparkassen. In diesem Jahr sind zudem im Rahmen des sogenannten „Rundlaufs“ diverse weitere Verbesserungen geplant. Darunter fällt die Vereinheitlichung der Dokumentationsart der bestehenden Prozesse, die zentrale Einwertung des Dokumententyps „Risiken und Maßnahmen“ für alle Einzel- und Hauptprozesse, die Bewertung der wesentlichen Rechtsgrundlagen und nicht zuletzt das Füllen der weißen Flecken durch die Beschreibung von sogenannten N-Prozessen (bisher in der PLK angelegte aber inhaltlich nicht befüllte Einzelprozesse).
Neben der aufsichtsrechtlich erforderlichen Vervollständigung der schriftlich fixierten Ordnung bietet PPS damit eine Arbeitsersparnis für das Instituts-interne Prozessmanagement. Dies dürfte sich in PARES Kompakt in den Erhebungsdaten der kommenden Zeit niederschlagen. Es ist davon auszugehen, dass die erforderlichen Personalkapazitäten in der Aufgabengruppe 660 (Allgemeine Organisation inkl. Prozessmanagement) sukzessive abnehmen. Mit der Durchführung eines PARES Kompakt-Projekts schaffen Sparkassen Transparenz in allen Bereichen. Durch die stringente Pflege der Prozesslandkarte und des PARES-Aufgabenkatalogs kann auch auf prozessualer Ebene frühzeitig notwendiger Handlungsbedarf erkannt werden.