Archivierung ist nicht sexy?

… Sie sitzen vor einem riesigen Schreibtisch, der mit unzähligen Papieren, Notizbüchern und Dokumenten bedeckt ist. Es herrscht ein kreatives Durcheinander. Plötzlich tritt das Dokumentenmanagement in Form eines magischen Assistenten auf. Dieser Assistent hat die außergewöhnliche Fähigkeit, Ihre Gedanken zu lesen und Ihre kreativen Ideen zu organisieren. Mit einem Schwung seines Zauberstabs verwandelt er das Chaos auf Ihrem Schreibtisch in ein gut strukturiertes System, die Gedanken sind geordnet, alles hat seinen Platz – und ist auch jederzeit wieder auffindbar.

So spuckt es ChatGPT aus, wenn man „Dokumentenmanagement kreativ erläutern“ eingibt. Wäre das kein schönes Szenario?

Doch wie verhält es sich mit dem Zauberstab? In der Realität kann Dokumentenmanagement leider nicht mit „Hokuspokus“ einfach so umgesetzt werden. Ressourcen in Form von Mitarbeitenden als Wissensträger und hohe Sensibilität bei der Transformation sind unbedingt notwendig. Mit dem Input Management der Finanz Informatik und den Musterstrukturen von DiAS sind die Rahmenbedingungen schon vorgegeben.

Bei der Einführung von Input Management oder der Betriebsakte merken wir bei der Sparkassen Consulting, dass wir sehr schnell bei der Diskussion rund um die Prozesse sind. Und das ist auch gut so! Wir fokussieren uns nicht nur auf die Produkte, sondern nutzen die Chance, auch nach rechts und links zu schauen. Benötigen wir das Formular überhaupt? Können wir auf die Unterschrift verzichten – ob intern oder extern? Vielleicht lassen wir einfach den Kunden das Dokument hochladen? Und Stempelkissen sollten höchstens noch der Dekoration dienen.

Papierreduktion und Prozessverschlankung sind hier die Zauberwörter.

Dann stellen wir sehr schnell fest, was noch übrigbleibt. Nur noch zwei Handvoll Dokumenttypen, die mittels Input Management von den Geschäftsstellen direkt in die Archivierung gegeben werden können. Anstatt die Posttüte zu befüllen, wird das Dokument auf das Multifunktionsgerät gelegt – Knopf drücken und ab damit. Aus unserer Sicht ein Quick-Win und zumindest kurz vor „Hokuspokus“.

Wir begleiten Sie gerne bei der Einführung von Input Management (siehe Abbildung Indikative Terminplanung) oder der Betriebsakte. Anstatt mit Magie oder Zauberei sind wir mit Praxiserfahrung und fundiertem Anwendungswissen ausgestattet – aber das ist mitunter fast so, als wäre die berühmte Fee gekommen, um Ihre Wünsche wahr werden zu lassen. Probieren Sie es doch aus!

Das könnte Sie vielleicht auch interessieren:

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!