Wie Sie Ihre IT-Kosten optimieren

Die IT-Kosten in den Sparkassen stellen eine wesentliche Position der Sachkosten dar. Vor dem Hintergrund rückläufiger Erträge steigt die Notwendigkeit einer aktiven Steuerung und Optimierung dieser Position. Somit wird es immer wichtiger, die Entwicklung der Aufwendungen genau zu beobachten und die relevanten Treiber zu kennen – denn jede Sparkasse hat ein spezifisches Kostenprofil. Heute werden die IT-Kosten und folglich auch die Budgetverantwortung meist dem Bereich Organisation zugeordnet. Da die Themenvernetzung mittlerweile sehr hoch ist, kann eine Optimierung nur mit der Einbeziehung aller Fachbereiche einer Sparkasse erfolgreich sein.

Ein „Herumdrehen“ an einzelnen Schräubchen genügt also nicht – eine grundsätzliche Überprüfung der strategischen Aufstellung ist aus Sicht der Sparkassen Consulting notwendig. Trotz vieler negativer Aspekte hat uns hier die Corona-Pandemie einen Schritt vorangebracht: Die Kunden haben ihr Nutzungsverhalten geändert. Die so entstandenen Chancen müssen wir für eine strategische Neuaufstellung nutzen!

Beginnen Sie mit der Optimierung der IT-Kosten nicht erst, wenn die wirtschaftliche Lage dies unbedingt erfordert – denn die Umsetzung von Maßnahmen erfordert Zeit und Ressourcen.

Welche Möglichkeiten und Instrumente für eine Kostenoptimierung gibt es?

Ein probates Mittel ist, die vorhandenen Erfahrungen aus der Organisation zu nutzen, zumal sich diese in der Praxis bereits unter vergleichbaren Rahmenbedingungen bewährt haben. Dazu bietet sich vorrangig das Benchmarking mit anderen Sparkassen an. Die Auswahl der Institute ist dabei von entscheidender Bedeutung. Eine entsprechend strukturierte Vergleichsgruppe liefert die erforderlichen Impulse. Vergleiche über die jeweiligen Regionen hinaus eröffnen zudem neue Ansatzpunkte und legen regionale Besonderheiten offen. Dazu muss man aber die jeweiligen Institute kennen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Die Rechnung der FI bietet eine sehr gute Grundlage für das Benchmarking. Die Leistungen sind gut dokumentiert, sie werden monatlich über die Rechnung bereitgestellt und durch die hohe Standardisierung der Rechnungen bieten sie eine gute Vergleichsbasis. Man nimmt oftmals an, dass durch die Rechnung der FI nur zentrale Kosten betrachtet werden können. Dem ist aber nicht so – über bestimmte Leistungen können die wesentlichen dezentralen Kosten zuverlässig einem Controlling unterzogen werden. Aufwändige manuelle Erfassungen entfallen somit in vielen Fällen.

Für die aktive Steuerung ist es wichtig, die wesentlichen Kostenblöcke zu kennen

In der Diskussion gilt es, folgende Fragen zu beantworten:

  • In welchen Bereichen fallen die Kosten an und wie hoch sind sie?
  • Wie hoch ist mein Aufwand im Vergleich zu anderen Instituten?
  • Was sind die Treiber für die jeweiligen Kosten?
  • Kann man die Kosten aktiv beeinflussen?
  • Welche Stückkosten fallen an?
  • Welche Alternativen gibt es zu den bisher genutzten Leistungen und was kosten sie?

Nur wenn über all diese Punkte Transparenz herrscht, kann eine ganzheitliche Optimierung den vollen Erfolg bringen.

Wenn Sie dazu Unterstützung wünschen, helfen wir gerne mit unseren Erfahrungen aus vielen Optimierungsprojekten.

Optimierung der zentralen IT-Kosten – Vorgehen und Unterstützung

Die Optimierung der zentralen IT-Kosten kann mit der IT-Rechnungsanalyse effizient, schnell und kostengünstig erfolgen. Sie erhalten monatlich die Rechnung der FI in übersichtlicher Form aufbereitet und können damit selbst die Veränderungen nachvollziehen, Ihre Aufwendungen im Vergleich zur Benchmark einschätzen und ein Controlling nach Ihren Bedürfnissen aufbauen. Dazu bietet die Sparkassen Consulting regelmäßig Schulungen an. Mehr als die Hälfte der Sparkassen in Deutschland hat diese Leistung bisher schon in Anspruch genommen.

Für eine erste Einschätzung der Kostensituation empfehlen wir unseren Quick-Check, der kurzfristig möglich ist. Und glauben Sie uns: In jeder Sparkasse gibt es Potenziale in den Rechnungen!

Für diejenigen Institute, die eine umfassende Aufbereitung der Rechnung als Ausgangsbasis nutzen möchten, bieten wir den Workshop zur FI-Rechnung an. Dabei wird die komplette Rechnung über den Zeitraum eines Jahres untersucht. Wir erstellen eine individuelle Benchmark-Gruppe aus 20 Instituten vergleichbarer Struktur, um die möglichen Potenziale zu ermitteln. Alle Rechnungspositionen werden untersucht und dokumentiert. Die ermittelten Auffälligkeiten werden in einer Liste zusammengestellt und mit Handlungsempfehlungen sowie einer realistischen Einschätzung der Höhe der Einsparung versehen. Wir sind von der Analyse überzeugt und geben aus den Erfahrungen von über 250 durchgeführten Workshops eine Garantie hinsichtlich der Amortisierung der Investition ab: Sollten wir nicht mindestens ein umsetzbares Potenzial in Höhe von 20.000 € pro Jahr finden, werden wir Ihnen den Workshop nicht in Rechnung stellen. Somit besteht kein Risiko bei der Beauftragung, da die Potenziale die Kosten der Analyse deutlich übertreffen. Der Vorbereitungsaufwand in der Sparkasse besteht nur darin, die Rechnungen der FI bereitzustellen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? – Sprechen Sie uns an!