PARES DATA – Altersdemografie in PPS-Prozessen

Im Rahmen unserer PARES Kompakt Projekte haben wir die Ergebnisdarstellung der Mitarbeiterkapazitäten (MAK) um eine Sichtweise erweitert. Wir haben die Einschlüsselungen zusätzlich in sieben Altersstufen unterteilt. Stufe 1 sind beispielsweise Mitarbeiter im Altersbereich unter 25 Jahren und Stufe 7 sind Mitarbeiter im Altersbereich über 60 Jahre. Dadurch ist es möglich, anhand der eingeschlüsselten Ist-MAK in Summe innerhalb einer Altersstufe, den prozentualen Anteil an der Gesamt-MAK der Sparkasse, bezogen auf die Prozesse der Prozesslandkarte, aufzuzeigen.

Besonders interessant ist diese Sichtweise in den letzten beiden Altersstufen 6 und 7, die Mitarbeiter über 55 Jahre umfassen. Wir haben diese in unserer Analyse aus den Daten der vergangenen 10 Projekte zusammengefasst und zeigen die Top 10 der Prozesse in den genannten Altersstufen. Wir betrachten die Kundenprozesse und die Steuerungs- und Unterstützungsprozesse separat, um so besser differenzieren zu können.

Betrachten wir zunächst die Kundenprozesse, stellen wir fest, dass im Bereich des Zentralen Zahlungsverkehrs (1.05.30) annähernd 56% der Mitarbeiter über 55 Jahre alt waren, bei der Abwicklung (1.02.75) fast 46%. Eine Erkenntnis daraus ist – am Beispiel Abwicklung – dass das „Herausaltern“ wesentlicher Kompetenz- und Know-how-Träger an den Schnittstellen besonders betrachtet werden muss. Das Schlusslicht der Top 10 bildet der Hauptprozess Vertragssparen (1.03.10) mit ca. 31%.

Grafik 1 – Kundenprozesse mit hohem Anteil an Mitarbeitern ab 55 Jahren (A006/A007) – in Prozent zur Gesamt-MAK

Betrachten wir die Steuerungs- und Unterstützungsprozesse wird deutlich, dass das Prozessbündel Zentrale Aufgaben, welches die Prozesse zu Einkauf- und Beschaffung, Logistik (Fuhrpark, Hauptkasse, Werttransporte usw.) beinhaltet, mit ca. 37% den höchsten Anteil der über 55-jährigen ausmacht. An achter Stelle mit ca. 27% befindet sich das Prozessbündel Immobilienmanagement und -verwaltung.Hier sind die Hauptprozesse Strategisches, Infrastrukturelles und Technisches Immobilienmanagement enthalten.

Interessant bei diesen Top 10 ist, dass das Schlusslicht die Übergreifenden Aufgaben belegt. Hierbei handelt es sich um eine Zuordnung der PARES Aufgaben zu Informationsaufnahme, Führungsaufgabe, Sekretariatsaufgabe und Mitarbeitergespräch (Prozessnummer 2.15.1). Hier liegt der Anteil der über 55-Jährigen bei knapp über 23%. Das ist deshalb interessant, weil dieses Aufgabenbündel in der Grundgesamtheit durchschnittlich bei 15-20% liegt. Das würde bedeuten, dass bei diesen angenommenen 20% der Anteil der über 55-Jährigen ca. 23% ausmacht. 

Grafik 2 – Steuerungs- und Unterstützungsprozesse mit hohem Anteil an Mitarbeitern ab 55 Jahren (A006/A007) – in Prozent zur Gesamt-MAK

Fazit

Dieser kurze Ausblick zeigt, dass die altersdemografische Sichtweise der Ist-Einschlüsselung in Prozessen wesentliche Transparenz über deren Funktionsträger gibt. Damit hat die Sparkasse frühzeitig die Möglichkeit, diese Erkenntnisse in der strategischen Planung zu berücksichtigen und auch Aufschluss darüber zu geben, inwieweit eigenerbrachte Leistungen innerhalb eines Prozesses weiterhin Bestand haben und ob bei entsprechenden Leistungen auch die Möglichkeit besteht, diese auszulagern. Dieses Zusammenspiel von Ist-Einschlüsselung in Prozessen, kombiniert mit den Altersstufen, liefert der Sparkasse den Mehrwert, ihre Altersstrukturen besser zu erkennen.

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