Der Quick-Check für das OSPlus-Archiv ZDA

Das OSPlus-Archiv ZDA bietet die Möglichkeit, durch automatisierte Löschläufe Informationen aus dem Archiv zu nehmen, damit sie sich gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen nicht mehr im Zugriff befinden.

Zu welchem Zeitpunkt Dokumente gelöscht werden, bestimmen die am Dokumenttyp festgelegten Aufbewahrungsfristen. Bei der Einführung des Archivsystems werden diese Fristen und -anlässe im Institut pro Dokumenttyp festgelegt. Diese Attribute werden administriert und die von den Sparkassen zugordneten Formulare fließen in diesen Dokumenttyp. Zum Beispiel dürfen Bilanzen 6 Jahre nach Entstehung nicht mehr im Zugriff sein, während manche personenbezogenen Dokumente noch 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, nachdem die entsprechenden Personendaten gelöscht wurden.

Wir stellen fest, dass ab diesem Zeitpunkt eine Art Stillstand eintritt, d.h. die „damals“ festgelegten Aufbewahrungsfristen werden oft nicht mehr überprüft. Doch: Auch das oftmals als sehr träge wahrgenommene Archiv unterliegt einer gewissen Dynamik. Gesetze und regulatorische Anforderungen ändern sich, damit einhergehend auch die Fristen für die notwendige Archivierung.

Wissen Sie, wann Ihre Sparkasse das letzte Mal die Aufbewahrungsfristen für die Dokumenttypen angepasst hat?

Die Finanz-Nomenklatur dient den Sparkassen zur optimalen Orientierung

Unter der Federführung des DSGV hat die Sparkassen-Finanzgruppe einen Standard geschaffen, um Informationen schnell, effektiv und vor allem elektronisch zu verarbeiten. Die Finanz-Nomenklatur ist ein Katalog für Archivierungsparameter, Fachbegriffsystematik und Wörterbuch in einem. Sie ist jedoch vor allem als Grundlage für die DMS-Nutzung und elektronische Archivierung von entscheidender Bedeutung.

Die darin aufgeführten Empfehlungen zu den Dokumenttypen werden den Sparkassen über das Finanz-Nomenklaturportal zur Verfügung gestellt und können dort heruntergeladen werden. Die jeweiligen Änderungen werden rot gekennzeichnet.

Ein Einblick in die Nomenklatur stellt zum Beispiel dar, dass der Dokumenttyp „Offenlegung § 18 KWG“ nach den aktuellen Empfehlungen sechs Jahre nach der Erstellung gelöscht werden sollte. Zudem sollten diese Informationen erst 10 Jahre nach Personenlöschung aus dem Archiv genommen werden.

Wenn die Sparkasse dieser Empfehlung nachkommt, würden zum einen die datenschutzrechtlichen Auflagen erfüllt. Zum anderen können Speicherkosten eingespart werden, die sich sofort bilanziell auswirken. Je höher das Gesamtvolumen, desto größer ist die Ersparnis. Das sollte gerade für die Sparkassen, die auch die Kreditakte digitalisieren, einen großen Mehrwert bieten. Zumal sich die Menge von Jahr zu Jahr potenziert.

Wie sehen die Einstellungen bei Ihrer Sparkasse aus? Stimmen die administrierten Aufbewahrungsfristen zu den Dokumenttypen mit den Musterstrukturen der Finanz-Nomenklatur überein? Diese Überprüfung sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden, damit der Wartungslauf der Finanz-Informatik anhand dieser Kriterien die Aktualisierung durchführen kann.

Der Wartungs- und Löschlauf der Finanz-Informatik passt die Kriterien jährlich an

Damit der Wartungs- und Löschlauf die Dokumente ordnungsgemäß identifizieren und anpassen kann, sind etwaige Inkonsistenzen von den Sparkassen im Vorfeld festzustellen und im besten Fall zu bereinigen. Daher werden die Sparkassen jeweils zum Ende eines jeden Jahres aufgefordert, die administrierten Kriterien wie Aufbewahrungsfrist und -anlass zu überprüfen.

Aufgrund von z.B. gelöschten Konten werden Dokumente auf historisch gesetzt. Die zur Löschung anstehenden Dokumente werden in einer gesonderten Liste ausgewiesen. Diese Liste sollte vom Archivverantwortlichen stichprobenartig geprüft werden. Erst wenn diese Überprüfung erfolgt ist und die Löschung per Ticket beauftragt wird, werden die Daten endgültig aus dem OSPlus-Archiv ZDA genommen. Apropos Löschen: Wussten Sie eigentlich, dass Personen- oder Kontonummern erst dann gelöscht werden können, wenn kein Dokument mehr damit verbunden ist? Das ist ein weiterer Aspekt, der vor dem Hintergrund der DSGVO betrachtet werden sollte.

Beauftragen Sie den Quick-Check und stellen das OSPlus-Archiv ZDA auf den Prüfstand!

Mit unserem Quick-Check schaffen wir Transparenz und Klarheit über effektive und (kosten)effiziente Möglichkeiten der Dokumentenarchivierung sowie die Umsetzung der Archivierungsstandards der Sparkassen-Finanzgruppe.

Ablauf des Quick-Checks

Wir vergleichen die von der Sparkasse administrierten Dokumenttypen nebst Aufbewahrungsfristen und -anlässe mit der empfohlenen Musterstruktur. Dabei stellen wir nicht nur monetäre Vorteile in Bezug auf die Speicherkosten fest, sondern achten insbesondere auf die Qualität der Daten, wie z.B.

  • Passen die Aufbewahrungszeiten: sind sie zu lang oder zu kurz?
  • Sind die empfohlenen Zuordnungen zu Person oder Konto korrekt?
  • Stimmen die technischen Aufbewahrungsanlässe zur Zuordnung oder gibt es Wiedersprüche in der Administration?

Übrigens: die meisten Abweichungen resultieren aus einem zu langen Aufbewahrungszeitraum. Gerade hier wurden in der Finanz-Nomenklatur viele Aufbewahrungszeiten verkürzt.

Die Abweichungsanalyse zwischen der Sparkassen-Administration und der Empfehlung der Nomenklatur stellt eine Zusammenfassung dar. Im folgenden Beispiel zeigt die Analyse eine Abweichung von 21% vom Gesamtbestand:

Die Sparkasse archiviert nur Informationen im Passivbereich und nutzt insgesamt 144 Dokumenttypen. Ein Fünftel des Bestandes weist Abweichungen zur Nomenklatur auf. Bei 54 Dokumenttypen ist die Archivierungsfrist über- oder unterschritten. 62 Dokumenttypen haben weder die Anlässe 0, 1 oder 3.

Auszugsweise resultieren daraus folgende Konsequenzen bzw. Handlungsmaßnahmen:

Wir führen einen Workshop zur Qualitätssicherung durch und besprechen im Detail die Ergebnisse.

Dabei legen wir Schwerpunkte fest und beraten Sie, wie die notwendigen Änderungen herbeigeführt werden können. Zudem priorisieren wir die weiteren Schritte für die Umsetzung. Darüber hinaus erlangen wir Kenntnis der aktuellen Ausgangslage und identifizieren Quick-Wins inkl. erster Handlungsmaßnahmen.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!